Shop-System wechseln

Am Anfang steht nicht die Auswahl eines neuen Systems, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme. Welche Probleme soll der Wechsel konkret lösen? Häufige Gründe sind:

• langsame Ladezeiten und eine unzureichende mobile Nutzung
• begrenzte Erweiterungsmöglichkeiten
• hoher Pflege- und Wartungsaufwand
• fehlende Schnittstellen zu ERP, Warenwirtschaft oder Zahlungsanbietern
• unübersichtliche Prozesse bei der Produkt- und Contentpflege
• steigende Kosten für Lizenzen, Updates oder externe Entwicklung
• fehlende Funktionen für B2B, Internationalisierung oder Omnichannel-Vertrieb

Leiten Sie daraus messbare Ziele ab. Beispielsweise: „Bestellungen sollen automatisiert an die Warenwirtschaft übergeben werden“ oder „Produktdaten müssen einfacher gepflegt werden“. Solche Anforderungen helfen dabei, Systeme objektiv zu vergleichen und den Erfolg des Projekts später zu bewerten.

Nicht jedes leistungsfähige Shop-System passt zu jedem Geschäftsmodell. Entscheidend ist, welche Funktionen Sie heute benötigen und welche Anforderungen in den kommenden Jahren hinzukommen könnten.

Erstellen Sie dafür einen priorisierten Anforderungskatalog mit Muss-, Soll- und Kann-Kriterien. Wichtige Fragen sind:

• Wie viele Produkte, Varianten und Kategorien verwalten Sie?
• Benötigen Sie individuelle Preise, Staffelpreise oder Freigabeprozesse für B2B-Kunden?
• Soll der Shop mehrere Sprachen, Währungen oder Ländershops abbilden?
• Welche Zahlungs- und Versandarten müssen integriert werden?
• Welche Systeme müssen angebunden werden, etwa ERP, PIM, CRM, Marktplätze oder E-Mail-Marketing?
• Wer pflegt Produkte und Inhalte und wie technisch versiert sind diese Mitarbeitenden?
• Wie wichtig sind individuelle Design- und Funktionsanpassungen?
• Welche Anforderungen gelten an Datenschutz, rechtliche Pflichtangaben und digitale Barrierefreiheit?

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig, nicht nur auf den Funktionsumfang zu schauen. Das neue Shop-System sollte langfristig wartbar, sicher und für das eigene Team gut bedienbar sein. Überdimensionierte Lösungen verursachen oft unnötige Kosten, während zu starre Systeme das Wachstum ausbremsen können.

Bei einer Migration kommen schnell große Datenmengen zusammen. Eine vollständige Übernahme ist jedoch nicht immer sinnvoll.

Klären Sie daher frühzeitig:

• Welche Daten müssen aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder aus geschäftlichen Gründen erhalten bleiben?
• Welche Produktinformationen sind aktuell, vollständig und einheitlich gepflegt?
• Welche Kunden- und Bestelldaten sollen migriert werden?
• Können veraltete Kategorien, Dubletten oder nicht mehr benötigte Inhalte gelöscht werden?
• Sind Bilder, Downloads, Bewertungen und SEO-Metadaten exportierbar?
• Wie werden Datenformate und Feldzuordnungen im Zielsystem abgebildet?
• Können Kundenpasswörter technisch sicher übertragen werden oder ist ein Passwort-Reset erforderlich?
• Sind Newsletter-Einwilligungen und weitere Marketing-Zustimmungen nachvollziehbar dokumentiert?

Eine Migration ist eine gute Gelegenheit für Datenpflege. Unvollständige Artikeltexte, fehlerhafte Varianten oder uneinheitliche Attribute sollten vor dem Import bereinigt werden. Das reduziert Fehler im neuen Shop und verbessert die Sichtbarkeit für Kunden und Suchmaschinen.

Ein Shop-System-Wechsel kann die organische Sichtbarkeit erheblich beeinträchtigen, wenn SEO erst kurz vor dem Go-live berücksichtigt wird. Besonders kritisch sind Änderungen an URL-Strukturen, Kategorien, Produktseiten und internen Verlinkungen.

Erstellen Sie vor dem Umzug eine Bestandsaufnahme aller wichtigen Seiten und Rankings. Dazu gehören insbesondere umsatzstarke Produkt- und Kategorieseiten, Ratgeberinhalte sowie Seiten mit vielen externen Verlinkungen.

Wichtige Maßnahmen sind:

• eine URL-Mapping-Liste von alten zu neuen Seiten
• permanente 301-Weiterleitungen für geänderte URLs
• die Übernahme oder Optimierung von Meta-Titeln, Meta-Descriptions und Überschriften
• die vollständige Übernahme relevanter Kategorie-, Produkt- und Ratgeberinhalte
• konsistente Canonical-Tags und eine aktuelle XML-Sitemap
• die Prüfung strukturierter Daten, etwa für Produkte, Preise und Verfügbarkeit
• ein Monitoring über Google Search Console und Webanalyse nach dem Go-live

Weiterleitungen sollten nicht pauschal auf die Startseite führen. Idealerweise leitet jede alte URL auf eine fachlich passende neue Seite weiter. So bleiben Nutzerführung, Sichtbarkeit und der Wert bestehender Verlinkungen möglichst erhalten.

Ein Shop ist meist mit weiteren Systemen verbunden. Fehlerhafte Schnittstellen können nach dem Go-live zu falschen Lagerbeständen, doppelten Bestellungen oder manuellen Zusatzaufwänden führen.

Dokumentieren Sie alle bestehenden Integrationen und prüfen Sie, ob sie im neuen System verfügbar sind. Dazu zählen unter anderem:

• Warenwirtschafts- und ERP-Systeme
• Produktinformationsmanagement (PIM)
• Zahlungsdienstleister
• Versand- und Fulfillment-Lösungen
• Buchhaltung und Rechnungsstellung
• CRM- und Newsletter-Systeme
• Tracking, Consent Management und Marketing-Tools

Definieren Sie außerdem klare Verantwortlichkeiten: Wer prüft im Testbetrieb Bestellungen, Lagerbestände, Zahlungsstatus und Rechnungen? Ein abgestimmter Ablauf für Sonderfälle, etwa Teillieferungen, Retouren oder nicht verfügbare Artikel, verhindert operative Probleme zum Start.

Vor der Veröffentlichung des neuen Shops sollte die technische Umsetzung umfassend getestet werden. Neben Design und Navigation gehören dazu insbesondere der gesamte Bestellprozess sowie die Darstellung auf mobilen Endgeräten.

Eine Go-live-Checkliste sollte mindestens folgende Punkte enthalten:

• Testbestellungen mit allen Zahlungs- und Versandarten,
• Prüfung von Bestellmails, Rechnungen sowie rechtlichen Pflichtangaben,
• Tests von Rabatten, Gutscheinen und Kundenkonten,
• Kontrolle von Ladezeiten, Formularen, Barrierefreiheit und mobiler Darstellung,
• Prüfung von Tracking, Cookie-Einwilligung und Datenschutzfunktionen,
• Tests von Weiterleitungen, Sitemap und strukturierten Daten,
• ein Backup des bisherigen Shops sowie ein dokumentierter Rückfallplan.

Planen Sie den Launch möglichst in einer umsatzärmeren Phase. Legen Sie außerdem fest, wie Bestellungen, Zahlungen und Lagerbestände während der Umstellung behandelt werden. Nach dem Go-live sollten Kennzahlen wie Conversion-Rate, Bestellungen, Checkout-Abbrüche, Sichtbarkeit und technische Fehlermeldungen engmaschig überwacht werden.

Ein Shop-System zu wechseln, bietet die Chance, Prozesse zu vereinfachen, das Einkaufserlebnis zu verbessern und die Grundlage für weiteres Online-Wachstum zu schaffen. Der Erfolg hängt jedoch nicht allein von der Software ab. Entscheidend sind klare Ziele, saubere Daten, durchdachte Schnittstellen und ein SEO-sicherer Übergang.

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